Touchdown PR

Nahtloser Wechsel vom PC zum Mac

Seit sie ihre Windows Vista Laptops durch MacBooks und einen Mac mini mit OS X Server ersetzt hat, gehören lange Startzeiten und Systemausfälle für die europaweit tätige PR-Agentur Touchdown PR der Vergangenheit an.

„Wir ermutigen unsere Mitarbeiter dazu, die MacBooks für die Arbeit und in der Freizeit zu nutzen. Je besser man sich mit einer Sache auskennt, umso wertvoller wird man für das Unternehmen. Unser Ziel sind Mitarbeiter, die technisch unabhängig sind.“

James Carter, Geschäftsführer von Touchdown

Für Touchdown PR, eine europaweit tätige PR-Agentur, hat sich die Investition in MacBooks für das 20-köpfige Team und einen Mac mini mit OS X Server innerhalb von nur sechs Monaten bezahlt gemacht. Die Apple Technologie hat die für das Hochfahren von Windows Rechnern benötigte Wartezeit reduziert, ermöglicht den Mitarbeitern ein zügigeres Arbeiten und produziert bessere Ergebnisse, während gleichzeitig die Kompatibilität mit Kunden, die noch Windows verwenden, dank Office für Mac gewährleistet bleibt. Zugleich ermöglicht der Mac mini Server Dateiaustausch und Konnektivität zu einem Bruchteil der Kosten einer vergleichbaren Windows Lösung und lässt sich einfach intern verwalten.

Touchdown PR ist eine der führenden PR- und Marketing-Agenturen für den Technologiebereich in Europa und beschäftigt Mitarbeiter in Großbritannien, Frankreich, Deutschland und den Niederlanden. Die Kunden der Agentur sind aufstrebende Unternehmen, die auf Technologien für die kommerzielle und private Nutzung spezialisiert sind. „Die meisten unserer Kunden verzeichnen ein enormes Wachstum. Viele von ihnen stehen kurz davor, in ihrer Branche de facto zum Technologiestandard zu werden. Das ist ein hochinteressantes Feld“, erklärt James Carter, Geschäftsführer von Touchdown PR.

Wie die meisten in der Branche hatte auch Touchdown seine Mitarbeiter anfangs mit Windows PCs und Laptops ausgestattet. Doch nach einigen Jahren, in denen die Agentur stetig wuchs und einige der besten Köpfe der Branche anzog, wollten die Chefs von Touchdown der wachsenden Anzahl von Mitarbeitern für ihre Arbeit die neuesten und besten Tools bieten.

„Mit Windows Vista haben unsere Mitarbeiter jeden Tag zwischen 10 und 30 Minuten verloren, einfach nur durch das Hochfahren und Ausschalten ihrer Computer“, erinnert sich Carter. „Selbst an guten Tagen dauerte es fünf Minuten, den Computer hochzufahren. Und oft kam es entweder beim Hochfahren oder einfach so zwischendurch vor, dass das System unbedingt ein Update machen musste, was den Computer erst mal 25 bis 45 Minuten lang lahmlegte. Und wenn man dann endlich arbeiten konnte, war die Leistung eher schwach. Kaum hatte man mehr als drei oder vier Programme geöffnet, arbeitete der Rechner nur noch im Schneckentempo.“ Carter schätzt, dass die Agentur pro Jahr etwa 50 Arbeitstage allein dadurch verloren hat, darauf zu warten, dass die PCs einsatzbereit waren. Das ist ein potenzieller Einnahmeverlust von über 30.000 Pfund.

„Dann sahen wir uns den Mac mini an und stellten fest, dass er uns alles bot, was wir brauchten – zu einem Zehntel des Preises. Und mit dem so gesparten Geld konnten wir alle unsere Client-Systeme auf Macs umstellen. Für das gleiche Geld bot sich uns also eine viel bessere Lösung.“

James Carter, Geschäftsführer von Touchdown

Der Weg zu einem optimalen Standard

Der kritische Punkt war erreicht, als die Agentur so groß geworden war, dass ein Server für den Dateiaustausch, regelmäßige automatische Datensicherungen und ein virtuelles privates Netzwerk (VPN) für externes Arbeiten nötig wurden. „Für Server, Softwarelizenzen, Massenspeicher und Datensicherung bekamen wir Angebote zwischen 5.000 und 10.000 Pfund für Windows basierte Lösungen, für die dann noch jährlich laufende Supportkosten angefallen wären“, erzählt Carter.

Ein entscheidender Aspekt, der Touchdown lange vom Wechsel zu Apple abhielt, war die Zusammenarbeit mit den Kunden der Agentur, die alle Windows verwenden. „Wir arbeiten viel mit Dokumenten“, so Carter. „Ein Großteil von dem, was wir machen, basiert auf visuellen und geschriebenen Inhalten. Wir konnten deshalb nicht riskieren, unsere Kunden durch kompatibilitätsbedingte Pannen bei der Formatierung zu verärgern.“

Aber dann stellte James Carter fest, dass einer seiner besten Mitarbeiter einen Mac verwendete und mit Office für den Mac ohne Probleme mit dem übrigen Touchdown Team zusammenarbeitete. Nachdem er die Kompatibilität zwischen den beiden Plattformen selbst getestet und gesehen hatte, dass alles reibungslos funktionierte, wandte er sich an einen lokalen Apple Händler, um die Anforderungen von Touchdown zu besprechen.

Touchdown wagte den Sprung schließlich 2010. Das Unternehmen schaffte für das gesamte Team MacBooks Pro mit Office für Mac an, die mit 24" Apple LED Cinema Displays kombiniert wurden. Als Dateiserver und für das VPN dient ein Mac mini OS X Server. Außerdem werden Time Machine für automatische Datensicherungen und den Netzwerkbetrieb, eine AirPort Extreme Basisstation für den drahtlosen Netzwerkzugriff sowie VMware Fusion verwendet, damit die Buchhalterin weiterhin mit Sage arbeiten kann.

„Die MacBooks waren zwar teurer in der Anschaffung als PCs, aber wenn man berücksichtigt, dass wir keine separaten Programme für PDFs, zum Scannen, für Backups und viele weitere Funktionen brauchten, war der Unterschied minimal.“

James Carter, Geschäftsführer von Touchdown

Deutlich geringere Betriebskosten

„Da wir keine Zeit darauf verwenden mussten, diese Programme zu finden, zu kaufen und zu installieren, hatten die MacBooks die Nase vorn, was die reinen Investitionskosten anging“, erklärt Carter. „Dazu kommt dann noch, dass der Mac mini OS X Server nur einen Bruchteil dessen kostete, was wir für die Windows Lösungen bezahlt hätten. So war das Gesamtpaket letztendlich günstiger als das vergleichbare Windows Angebot.“

Abgesehen von der Harvest App zur Zeiterfassung hatte Carter in den zwei Jahren seit der Umstellung auf Apple keine zusätzlichen Kosten: „Alle geschäftlichen Funktionen sind bereits enthalten und wir müssen keine monatlichen Beiträge bezahlen. Wir schauen uns gerade Dictation an – eine App, die gesprochene Sprache in Text umwandeln kann, käme uns sehr entgegen.“

Carter zufolge hat die Lösung der Agentur im ersten Jahr eine Rendite von über 200 Prozent eingebracht – allein dadurch, dass das langsame Hochfahren und die Wartezeiten durch Updates bei Windows Vista der Vergangenheit angehörten.

„Insgesamt kostete die Apple Lösung etwa 12.000 Pfund, verglichen mit den 30.000 Pfund, die wir jedes Jahr allein durch Nutzungsausfall verloren haben.“

James Carter, Geschäftsführer von Touchdown

Unterstützung bei der Expansion in Europa

Außerdem gestaltet sich dadurch die geschäftliche Expansion einfacher und kostengünstiger. „Wir haben mittlerweile ein Büro in München eröffnet“, erklärt Carter. „Und das war so einfach wie der Kauf eines weiteren MacBook. Neue Mitarbeiter werden unmittelbar mit dem Netzwerk verbunden, und wir benötigen dafür keine Hilfe von externen IT-Fachkräften.“

Für kleine Unternehmen wie Touchdown, erklärt Carter, gestalte sich mit Apple Technologie auch der Support einfacher. Die tägliche Verwaltung wurde bis vor Kurzem von Anita Andrew erledigt, die so auch ohne spezielle EDV-Kenntnisse oder eine offizielle IT-Ausbildung de facto als Büroleiterin der Agentur agierte. „Als sie in Mutterschaftsurlaub ging, konnte Anita die Verwaltung der IT einfach an einen Kollegen übergeben, um sicherzustellen, dass neue Geräte sich schnell und unkompliziert integrieren lassen“, erklärt Carter.

„Es treten sehr selten Probleme auf, aber wenn es wirklich dazu kommt, ermutigen wir unsere Mitarbeiter dazu, selbst nach einer Lösung zu suchen. In neun von zehn Fällen wird man dabei bei der Suche mit Google auch fündig. Es geht darum, Probleme selbst zu lösen. Wenn man etwas nicht versteht, gibt es Mittel und Wege, sich zu informieren.“

Carter schätzt, dass Touchdown jetzt nur zwei Tage pro Jahr IT-Support und -Training benötigt. „Wir ermutigen unsere Mitarbeiter dazu, MacBooks für die Arbeit und in der Freizeit zu nutzen. Je besser man sich mit einer Sache auskennt, umso wertvoller wird man für das Unternehmen. Unser Ziel sind Mitarbeiter, die technisch unabhängig sind.“

Doch Einsparungen bei Kosten und IT-Verwaltung sowie die höhere Zuverlässigkeit und Verfügbarkeit sind nicht die einzigen Vorteile, die der Wechsel zu Apple für Touchdown mit sich bringt. „Im PR-Bereich bemühen wir uns immer, sowohl uns selbst als auch unsere Kunden ins beste Licht zu rücken“, sagt Emily Gallagher, leitende Kundenberaterin bei Touchdown.

„Mit dem Mac ist es so viel einfacher, attraktive, überzeugende Materialien zu gestalten und zu präsentieren, um die Aufmerksamkeit der Menschen zu wecken. Das Scannen von Dokumenten oder deren Umwandlung in PDFs – diese Funktionen sind beim Mac integriert. Mit Macs ist es deutlich einfacher, einen besseren visuellen Eindruck und ein positiveres Bild von dem zu vermitteln, was die Agentur bieten kann.“

Emily Gallagher, leitende Kundenberaterin bei Touchdown

Intuitiv und nahtlos

Insgesamt, sagt Gallagher, die bis zum Umstieg von Touchdown auf Apple nur mit Windows PCs gearbeitet hatte, helfe ihr das MacBook Pro dabei, schneller und effizienter zu arbeiten. „Ich arbeite meist für mehrere Kunden gleichzeitig, und das heißt, ich muss jede Menge Informationen im Blick haben“, erklärt sie. „Mac OS X hat verschiedene Features, die mir helfen, den Überblick über all diese Infos zu behalten. Wie Cover Flow, mit dem ich schnell durch Dateien blättern kann, oder Spaces, um die Dokumente für verschiedene Kunden so zu organisieren, dass ich auf einem Schreibtisch nur die Dokumente für einen bestimmten Kunden sehe. Ich übersehe kein Dokument mehr hinter einem anderen oder finde plötzlich E-Mails, von denen ich dachte, ich hätte sie schon gesendet, weil sie ausgeblendet wurden, als ich schnell etwas anderes machen und ein anderes Programm öffnen musste.“

Für Gallagher war es auch „eine Offenbarung, wie intuitiv und nahtlos die Arbeit auf dem Mac ist, sogar für so einfache Sachen wie Bilder in Dokumente einzusetzen. Wir arbeiten häufig mit PDFs, PowerPoint, Word und Excel, und mit Apple lassen sich Inhalte schnell und einfach zwischen den Dokumenten bewegen, selbst wenn diese verschiedene Formate haben. Es reicht simples Drag & Drop zwischen den Dokumenten. Und das gilt nicht nur für die kreative Arbeit. Selbst beim Erstellen von Berichten für einen Kunden braucht mein Team jetzt statt anderthalb Stunden nur noch 30 Minuten. Berichte zu schreiben bringt uns natürlich kein Geld ein wie das Erzeugen von Inhalten, aber es muss auch gemacht werden. Deshalb brauchen wir Tools, die uns helfen, das so schnell wie möglich zu erledigen.“

Wie Carter erklärt, würden viele im Team mittlerweile das iPad für persönliche Zwecke verwenden, aber die MacBooks seien nach wie vor die erste Wahl bei der Arbeit. „Wenn ich eine größere Präsentation für Kunden vorbereite, verwende ich einen Projektor, aber bei vertraulicheren Sachen verlasse ich mich auf das große Display des MacBook.“

Evelyn Naudorf, leitende Kundenberaterin bei Touchdown, ist begeistert von den kleinen Dingen, mit denen ihr Apple Technologie die Arbeit erleichtert. Evelyn ist eine der mehrsprachigen MitarbeiterInnen und kommuniziert etwa zu gleichen Teilen auf Englisch und Deutsch. „Mac OS X bietet die Möglichkeit, schnell und einfach zur deutschen Spracheinstellung umzuschalten, sodass ich auch in meinen Mails deutsche Buchstaben schreiben und die Rechtschreibung mit einem deutschen Wörterbuch prüfen kann. Bei 50 deutschen E-Mails pro Tag spart das jede Menge Zeit.“

Kundenbetreuer Chris Netto, der früher ebenfalls ausschließlich mit Windows arbeitete, ist erst vor Kurzem zum Team von Touchdown dazugestoßen. Er bestätigt, wie leicht ihm der Wechsel zum Mac gefallen sei. „Microsoft Office für Windows und Mac funktionieren gleich, von daher war der Wechsel nicht schwer“, erzählt er. Und er fügt hinzu: „Ich erinnere mich, dass ich sehr aufgeregt war, nachdem ich den Job angenommen hatte und von James eine Mail erhielt, dass ich dann nach ein paar Wochen ein MacBook Pro bekommen würde. Als neuer Mitarbeiter habe ich mich sehr geschmeichelt gefühlt, dass die Agentur für mich in so hochwertiges Equipment investierte.“

Selbst Emma Carter, die für die Finanzen verantwortlich ist und früher passionierte Windows Benutzerin war, ist mittlerweile voll und ganz vom Mac überzeugt. Eine Partition ihres MacBook Pro wurde mit VMware Fusion ausgestattet, sodass sie weiterhin mit Sage arbeiten kann, einem Windows basierten Programm, das sie für die gesamte Buchhaltung und die Finanzen der Agentur verwendet und dessen Inhalte zudem nahtlos mit Time Machine gesichert werden. „Ich wollte zusammen mit den anderen wechseln, aber ich war ein bisschen besorgt, wie Sage auf dem Mac funktionieren würde“, erinnert sie sich. „Sage läuft auf dem Mac genauso schnell und lässt sich genauso verwenden, denn es ist ja das gleiche Programm wie vorher. Ich musste nichts neu lernen. Sobald wir Sage auf meinem MacBook Pro installiert hatten, waren alle Buchhaltungsdaten sofort wieder verfügbar. Ein zusätzlicher Vorteil sind die automatischen Backups, die Time Machine von meinen Mac und Sage Dateien erstellt. Das heißt, ich muss nicht mehr selbst jeden Tag daran denken, manuelle Backups auf externen USB Laufwerken zu machen.“

In der Zukunft wird die Apple Technologie den Weg für das langfristige Wachstum der Agentur ebnen. „Dies macht es einfacher für uns, unsere Teams in München, Amsterdam und Paris um weitere externe Angestellte zu ergänzen, da der eigentliche Arbeitsort dank der Apple Infrastruktur nebensächlich wird“, erklärt James Carter. „Und selbst wenn wir uns entscheiden würden, mehrere Mitarbeiter in einem größeren Büro auf dem europäischen Festland zu haben, wäre es leicht, dort die Arbeitsumgebung nachzubilden, die wir hier in Großbritannien haben. Und da die Apple Produkte so gut aufeinander abgestimmt sind, können wir uns darauf verlassen, dass neue Produkte, die wir hinzufügen, bestens mit allem zusammen funktionieren, was wir schon haben. Dadurch sind wir offener, wenn es darum geht, mit neuen Dingen zu experimentieren und die Geschäftsanforderungen an das Wachstum der Agentur anzupassen.“

„Unser Geschäft ist es, unseren Kunden einen hochwertigen Service anzubieten. Der Wechsel von Windows zu Apple hat sich in diesem Zusammenhang als starkes Unterscheidungsmerkmal erwiesen, mit dem unsere Kunden und unsere Mitarbeiter näher an unserem Business dran sind.“

James Carter, Geschäftsführer von Touchdown

Unternehmensprofil

Ausstattung

Hardware:

  • Mac
  • Apple Cinema Display
  • iPad
  • Time Capsule
  • AirPort Extreme

Software:

  • OS X Server
  • Microsoft Office für Mac
  • Time Machine
  • Harvest
  • Evernote