Touchdown PR

Transición sencilla del PC al Mac.

Los fallos del sistema y los procesos interminables son cosa del pasado para Touchdown PR, una consultora paneuropea de relaciones públicas que ha cambiado sus portátiles con Windows Vista por ordenadores MacBook y un Mac mini con OS X Server.

«Animamos a nuestros empleados a que utilicen el MacBook para su uso profesional y personal. Cuanto mejor sabes hacer algo, más valioso eres en la empresa. Queremos que nuestros empleados sean independientes desde el punto de vista técnico».

James Carter, director gerente de Touchdown

Touchdown PR es una consultora paneuropea de relaciones públicas que ha amortizado en solo seis meses su inversión en portátiles MacBook y un Mac mini con OS X Server. Con la tecnología de Apple sus empleados ya no pierden tiempo esperando a que los equipos Windows se reinicien; así pueden trabajar más rápido y lograr mejores resultados. Además, es totalmente compatible con los clientes que aún usan Windows gracias a Office para Mac. Por otro lado, el servidor del iMac mini cuesta una mínima parte de su equivalente de Windows y puede gestionarse fácilmente de forma interna.

Touchdown PR es una de las principales consultoras de relaciones públicas y publicidad para el sector tecnológico en Europa, y tiene oficinas en Reino Unido, Francia, Alemania y los Países Bajos. Sus clientes son empresas de tecnología que ofrecen servicios a particulares y empresas. «La mayor parte de nuestros clientes está experimentando un crecimiento impresionante. Muchos están a punto de convertirse en referentes tecnológicos en su sector. Nos encanta participar en algo así», explica James Carter, Director gerente de Touchdown PR.

Como la mayoría de sus competidores, Touchdown equipó inicialmente a sus empleados con equipos de mesa y portátiles PC con Windows. Tras varios años de crecimiento continuo, y cuando contaban con varios de los mejores talentos del sector, los directivos de Touchdown decidieron proporcionar al creciente número de empleados de la empresa las herramientas más eficaces y modernas para hacer su trabajo.

«Con Windows Vista, el personal perdía fácilmente entre 10 y 30 minutos de cada jornada laboral solo en arrancar y apagar sus equipos», explica Carter. «Incluso cuando todo iba bien, podían tardar hasta cinco minutos en arrancar. Con demasiada frecuencia, al encenderlos o en cualquier momento del día, los equipos se empeñaban en realizar una actualización que podía durar entre 25 y 45 minutos. Y cuando por fin se podía trabajar, el rendimiento era insuficiente. Si abrías más de tres o cuatro aplicaciones, las máquinas iban lentísimas». Carter calcula que el negocio perdía unos 50 días laborables al año solo en esperas de este tipo, lo que se traduce en una pérdida de ingresos de más de 30.000 libras esterlinas.

«Cuando nos planteamos la compra del Mac mini, vimos que ofrecía todo lo que necesitábamos a un precio diez veces inferior, y podíamos utilizar la diferencia para actualizar a todos los usuarios a equipos Mac. Por el mismo precio tienes una solución mucho mejor».

James Carter, director gerente de Touchdown

El cambio hacia un estándar aceptable

El punto de inflexión llegó cuando el crecimiento del negocio hizo necesario un servidor para gestionar el uso compartido de archivos y las copias de seguridad automatizadas, así como una red VPN para facilitar el trabajo a distancia. «Si se tenía en cuenta el coste de un servidor, licencias de software, almacenamiento y copias de seguridad, nos salía un presupuesto de entre 5.000 y 10.000 libras por una solución Windows, a lo que había que añadir los costes de mantenimiento anuales», señala Carter.

El principal factor que frenaba a Touchdown a la hora de hacer el cambio a Apple era la integración con los clientes, que utilizan equipos con Windows. «Nuestro negocio gira en torno a documentos de todo tipo», señala Carter. «Nos pasamos el día trabajando con imágenes y texto, y no nos podíamos permitir el lujo de molestar a nuestros clientes con problemas técnicos derivados de incompatibilidades».

Sin embargo, Carter descubrió que uno de sus mejores colaboradores externos era usuario de Mac y trabajaba sin problemas con el resto del equipo de Touchdown utilizando Office para Mac. Después de probar personalmente la compatibilidad entre ambas plataformas y ver que todo iba como la seda, Carter llamó a un Distribuidor Autorizado Apple cercano para explicarle las necesidades de la empresa.

Touchdown dio el salto a principios de 2010. La empresa proporcionó a cada empleado un MacBook Pro con Office para Mac, junto con un monitor LED Cinema Display de 24 pulgadas de Apple. Para las funciones de servidor de archivos y red VPN, adquirieron un Mac mini con OS X Server, además de Time Machine para las copias de seguridad automatizadas y la red local, una estación base AirPort Extreme para ampliar la conexión inalámbrica, VM Fusion para que la directora financiera de la empresa pudiera seguir utilizando el programa Sage, ratones Magic Mouse y teclados.

«Aunque los MacBook eran más caros que los equipos PC, si se tenía en cuenta que no hacía falta comprar diferentes aplicaciones para gestionar archivos PDF, escanear, hacer copias de seguridad y otras muchas funciones, la diferencia era insignificante».

James Carter, director gerente de Touchdown

Coste total de propiedad mucho menor

«En realidad, el hecho de no tener que dedicar tiempo a buscar, comprar e instalar esas aplicaciones supuso un ahorro de tiempo, y este fue el elemento clave a la hora de decidirnos por el MacBook. Además, el Mac mini con OS X Server tenía un precio mucho menor que los servidores Windows que nos habían presupuestado, y el paquete completo costó menos que la propuesta equivalente con Windows».

Aparte de la app de control de tiempos Harvest, Carter dice que no ha tenido ningún gasto adicional desde que cambiaron a Apple hace dos años: «Tenemos todas las prestaciones necesarias para la empresa y no pagamos niguna suscripción mensual. Estamos pensando en empezar a usar la función Dictado porque algo que convierte en texto lo que dices nos parece de un valor incalculable».

Según Carter, en el primer año la solución ha obtenido una rentabilidad superior al 200%, simplemente por eliminar de inmediato los arranques lentos y los bloqueos derivados de las actualizaciones que sufrían los empleados con Windows Vista.

«El coste total de la solución de Apple fue de aproximadamente 12.000 libras, frente a las 30.000 libras que perdíamos cada año solo con los tiempos de inactividad».

James Carter, director gerente de Touchdown

Expansión por Europa

La expansión ha sido fácil y económica. «Desde entonces hemos abierto una oficina en Múnich», dice Carter. «Y ha sido tan fácil como comprar otro MacBook. Los nuevos empleados se conectan a la red directamente y no necesitamos llamar a un técnico».

Según Carter, la tecnología de Apple también facilita las tareas de asistencia técnica en una empresa pequeña como Touchdown. Anita Andrews, coordinadora de cuentas y directora de la oficina, se encarga de la gestión del día a día a pesar de no tener ninguna formación previa en informática. «Anita está ahora de baja maternal y ha podido delegar fácilmente todas las cuestiones técnicas en un colega», dice Carter.

«Tenemos pocos problemas y, si hay alguno, animamos a nuestros empleados a buscar la solución. En 9 de cada 10 casos basta con hacer una búsqueda en Google. Tratamos de que solucionen ellos mismos los problemas. Si hay algo que no entienden, pueden buscarlo».

Según estimaciones de Carter, Touchdown ahora solo necesita dos días al año de asistencia informática y formación externas. «Animamos a nuestros empleados a que utilicen el MacBook para su uso profesional y personal. Cuanto mejor sabes hacer algo, más valioso eres en la empresa. Queremos que nuestros empleados sean independientes desde el punto de vista tecnológico».

Los ahorros en costes y gestión de TI, además de la mayor fiabilidad y disponibilidad, no son las únicas ventajas que Touchdown ha experimentado con el cambio a la tecnología de Apple. «En el ámbito de las relaciones públicas, la reputación es algo que siempre se intenta mejorar, ya sea para nosotros o para nuestros clientes», señala Emily Gallagher, directora de cuentas sénior de Touchdown.

«Con el Mac resulta mucho más sencillo crear y realizar presentaciones sorprendentes que llamen la atención de la gente. Para empezar, convertir archivos a PDF es una función integrada en todas las aplicaciones. Con los Mac es mucho más fácil crear documentos visualmente potentes y ofrecer una imagen más positiva de la agencia».

Emily Gallagher, directora de cuentas sénior de Touchdown.

La intuición al poder

En general, Gallagher —que solo había utilizado equipos PC con Windows antes de que Touchdown realizara el cambio— señala que su MacBook Pro le ayuda a trabajar de forma más rápida y eficiente. «Suelo trabajar con varios clientes al mismo tiempo, lo que me exige estar pendiente de mucha información a la vez», explica. «Mac OS X me ofrece muchas prestaciones diferentes que me ayudan a organizar toda esa información, como Cover Flow, con la que puedo pasar de un archivo a otro inmediatamente, o Spaces, que me permite organizar documentos por clientes y consultar los de un cliente concreto en un escritorio. Ya no pierdo de vista los documentos cuando se ocultan detrás de otros, ni descubro mensajes de correo que creía haber enviado pero que solo se habían ocultado al pasar rápidamente a otra tarea y abrir otra aplicación».

Gallagher añade que ha sido «toda una revelación lo intuitivo y fácil que resulta trabajar en el Mac, incluso para una tarea tan sencilla como añadir imágenes a un documento. Trabajamos mucho con archivos PDF, PowerPoint, Word y Excel, y con Apple es muy rápido y fácil trasladar contenido entre documentos, aunque estén en diferentes formatos, simplemente arrastrando y soltando elementos de un documento a otro. No es solo la parte creativa: incluso la elaboración de informes para clientes me lleva ahora media hora, en lugar de una hora y media. Los informes no generan los mismos beneficios que la creación de contenido, pero hay que hacerlos, por lo que necesitamos herramientas que nos ayuden a elaborarlos con la mayor rapidez».

Carter dice que muchos miembros del equipo están utilizando el iPad para uso personal, pero los MacBook siguen siendo la opción para la empresa. «Si hago una presentación importante a los clientes uso un proyector, pero si es algo más personal prefiero la pantalla más grande del MacBook».

Evelyn Naudorf, directora de cuentas sénior de Touchdown, también elogia los pequeños detalles de la tecnología Apple que facilitan su trabajo. Evelyn es una de las empleadas plurilingües de la empresa: divide su tiempo entre la comunicación en inglés y en alemán a partes iguales. «Mac OS X ofrece compatibilidad incorporada para el paso rápido y fácil a un entorno en alemán, por lo que incluso en un mensaje de correo puedo escribir caracteres en alemán y pasar el corrector ortográfico en todo el texto utilizando un diccionario alemán. Cuando envías 50 mensajes de correo en alemán al día, eso supone un enorme ahorro de tiempo».

La directora de cuentas Michelle Anker, otra antigua usuaria de Windows que entró en la empresa poco después de que Touchdown hiciera el cambio, confirma que le resultó muy fácil pasarse a Apple. «Como Office de Microsoft funciona igual en Windows y en el Mac, la transición no me resultó complicada», señala. Y añade: «Recuerdo que me puse contentísima cuando James me escribió, después de que yo aceptase el trabajo pero antes de empezar en la empresa, para decirme que me iban a dar un MacBook Pro en un par de semanas. Como nueva empleada, me sentí muy halagada y valoré el hecho de que la empresa invirtiera en un equipo tan bueno para mí».

Los Mac han conquistado incluso a la directora financiera de la empresa, Emma Carter, una acérrima usuaria de PC. Una partición de su MacBook Pro creada con VM Fusion le permite seguir utilizando Sage, una aplicación exigente basada en Windows, para gestionar todos los aspectos de las cuentas de la empresa y hacer copias de seguridad con Time Machine. «Quería dar el paso a la plataforma Mac junto con el resto de la empresa, pero me preocupaba el hecho de que Sage no funcionase en un Mac», reconoce. «He descubierto que Sage funciona igual de rápido y de la misma forma en el Mac, porque es la misma aplicación que antes, y no me ha hecho falta aprender nada nuevo. En cuanto instalamos Sage en mi MacBook Pro, nuestras cuentas volvieron a estar totalmente operativas. Otra ventaja son las copias de seguridad de mis archivos del Mac y de Sage con Time Machine: ahora ya no tengo que acordarme de hacer copias de seguridad manuales cada día en unidades USB externas.»

Por otro lado, la tecnología Apple facilitará el crecimiento de la empresa a largo plazo. «Ahora mismo tenemos dos empleados que trabajan en Múnich, Ámsterdam y París, pero ampliar el personal que trabaja a distancia no va a ser ningún problema porque nuestra infraestructura actual hace que la ubicación sea irrelevante», señala Carter. «Del mismo modo, si decidiéramos abrir una oficina más grande en Europa con varios empleados, sería muy fácil reproducir en el Reino Unido el entorno que tenemos aquí. Y como todos los productos Apple están perfectamente integrados, podemos estar seguros de que si añadimos algo nuevo, funcionará bien con lo que ya tenemos. Estamos pues más dispuestos a experimentar con cosas nuevas y a responder a las necesidades de la empresa a medida que va creciendo».

«Nuestro negocio se basa en ofrecer un servicio de calidad a los clientes. El paso de Windows a Apple ha resultado ser un factor diferenciador que hace que nuestros clientes y empleados estén más implicados con la empresa».

James Carter, director gerente de Touchdown

Ficha de la empresa

Herramientas

Equipos:

  • Mac
  • Cinema Display de Apple
  • iPad
  • Time Capsule
  • Airport Extreme

Aplicaciones:

  • OS X Server
  • Office de Microsoft para Mac
  • Time Machine
  • Harvest
  • Evernote