Touchdown PR

Transition en douceur de PC à Mac

Depuis que Touchdown PR, agence paneuropéenne de relations publiques, a remplacé ses ordinateurs portables tournant sous Windows Vista par des MacBook et un Mac mini avec OS X Server, les longs temps d’attente au démarrage et les blocages système sont de l’histoire ancienne pour ses collaborateurs.

« Nous incitons les membres de notre équipe à utiliser des MacBook tant pour leur activité professionnelle que pour leurs loisirs. Plus vous développez votre expertise dans un domaine, plus vous apportez de valeur à l’entreprise. Nous cherchons à ce que nos collaborateurs soient autonomes du point de vue technique. »

James Carter, directeur général, Touchdown

Il n’a fallu que six mois à l’agence paneuropéenne de relations publiques Touchdown PR pour amortir les investissements qu’elle avait réalisés pour équiper d’un MacBook ses 20 collaborateurs et acquérir un Mac mini avec OS X Server. La technologie Apple a permis d’éliminer le temps d’attente au démarrage des machines Windows. Désormais, l’équipe réalise ses projets plus rapidement pour de meilleurs résultats. Et grâce à Office pour Mac, la compatibilité avec les clients qui utilisent toujours Windows est garantie. Par ailleurs, le serveur Mac mini assure le partage de fichiers et la connectivité pour une fraction minime du coût des serveurs Windows équivalents, tandis qu’il peut être facilement géré en interne.

Touchdown PR figure parmi les plus grandes agences de marketing et de relations publiques dans le secteur des nouvelles technologies en Europe. Ses collaborateurs sont basés au Royaume-Uni, en France, en Allemagne et aux Pays-Bas. Sa clientèle compte des sociétés dynamiques dans le domaine des technologies pour les entreprises et le grand public. « La plupart de nos clients connaissent une croissance phénoménale. Bon nombre sont en passe de devenir la référence dans leur secteur d’activité. Nous sommes donc sur un créneau particulièrement enthousiasmant », se réjouit James Carter, directeur général de Touchdown PR.

Comme la plupart de ses concurrents, Touchdown a d’abord équipé son personnel de PC et de portables Windows. Après plusieurs années de développement constant et le recrutement de quelques-uns des professionnels les plus compétents du secteur, la direction de Touchdown a voulu doter ses effectifs croissants des outils les plus récents et les plus performants dans leur domaine.

« Avec Windows Vista, chaque employé perdait facilement entre 10 et 30 minutes par jour pour démarrer et fermer son poste, déplore James Carter. Dans les bons jours, cela pouvait prendre cinq bonnes minutes. Trop souvent, au démarrage ou à n’importe quel moment, l’ordinateur se lançait obstinément dans une mise à jour qui le rendait indisponible pour une durée de 25 à 45 minutes. Quand vous pouviez enfin vous mettre au travail, le système était peu performant et si vous ouvriez plus de trois ou quatre applications, la machine devenait alors d’une lenteur exaspérante. » D’après les estimations de son directeur, l’entreprise dilapidait environ cinquante jours ouvrés chaque année à attendre que les PC soient disponibles, soit une perte de chiffre d’affaires potentiel supérieure à 30 000 £.

« Nous avons alors envisagé d’utiliser le Mac mini, qui pouvait fournir tout ce dont nous avions besoin pour dix fois moins cher. La différence nous permettait de remplacer tous nos postes clients par des Mac. À prix égal, nous avions là une bien meilleure solution. »

James Carter, directeur général, Touchdown

Transition vers une norme acceptable

Le point de rupture a été atteint quand la croissance de l’entreprise a imposé l’usage d’un serveur pour le partage des fichiers et l’automatisation des sauvegardes régulières, ainsi que la mise en place d’un réseau privé virtuel (VPN) pour prendre en charge le télétravail. « En additionnant le coût du serveur, des licences logicielles, du stockage et de la sauvegarde, les devis pour une solution Windows se chiffraient entre 5 000 et 10 000 £, sans compter les coûts annuels d’assistance technique », récapitule James Carter.

La principale raison qui empêchait Touchdown de passer à Apple était la collaboration avec ses clients, tous sous Windows. « Notre activité repose sur l’échange de documents, note James Carter. Le contenu visuel et écrit étant prépondérant dans notre travail, nous ne pouvions nous permettre aucun problème de compatibilité susceptible de contrarier nos clients. »

Un jour, James Carter remarqua néanmoins qu’un de ses meilleurs prestataires travaillait sur Mac et que même s’il utilisait Office pour Mac, la collaboration avec l’équipe Touchdown ne posait aucun souci. Après avoir testé personnellement la compatibilité des deux plates-formes et constaté l’absence de problèmes, le chef d’entreprise a pris contact avec un Revendeur Agréé Apple pour discuter des besoins de l’agence.

En 2010, Touchdown sautait le pas. L’agence a équipé tous ses collaborateurs d’un MacBook Pro avec Office pour Mac et d’un moniteur Apple LED Cinema Display de 24 pouces. Elle a choisi un Mac mini sous OS X Server comme serveur de fichiers et support du VPN, ainsi qu’une Time Machine pour les sauvegardes automatiques et la mise en réseau, une Borne AirPort Extreme pour l’accès redondant sans fil au réseau et VM Fusion pour permettre à sa directrice financière de continuer à utiliser Sage, et enfin, des Magic Mouse et des claviers.

« Même si les MacBook revenaient plus cher qu’un parc de PC, comme nous n’avions pas à acheter d’applications supplémentaires pour le traitement des PDF, la numérisation, les sauvegardes et diverses autres fonctions, la différence était négligeable. »

James Carter, directeur général, Touchdown

Un coût total de possession largement inférieur

« Comme nous n’avons pas perdu de temps pour la sélection, l’achat et l’installation de ces applications, le MacBook est sans doute plus avantageux en coût d’immobilisation pur, estime James Carter. De plus, le serveur Mac mini avec OS X Server ne s’élevant qu’à une fraction minime du coût des serveurs Windows devisés, l’ensemble s’est révélé moins cher que la proposition Windows équivalente. »

Depuis la transition vers Apple il y a deux ans, l’agence n’a pas eu à réaliser de dépenses supplémentaires, autres que celles liées à l’app Harvest pour le suivi du temps passé. « Nous avons accès à toutes les fonctions professionnelles, sans obligation de s’acquitter du moindre abonnement mensuel. En ce moment, nous nous intéressons à Dictée : une fonction capable de convertir la parole en texte qui pourrait nous être extrêmement utile. »

Le directeur général affirme que le retour sur investissement de cette solution a dépassé les 200 % la première année rien que par l’élimination des temps d’attente au démarrage et à la fermeture dus aux mises à jour Windows Vista.

« Le coût total de la solution Apple avoisinait les 12 000 £, alors que nous perdions 30 000 £ en temps d’inactivité chaque année. »

James Carter, directeur général, Touchdown

Faciliter l’extension en Europe

Par ailleurs, l’extension de nos activités a été plus facile et moins coûteuse. « Depuis 2010, nous avons ouvert un bureau à Münich, et cela a été aussi simple que d’acheter un nouveau MacBook, affirme James Carter. Les nouvelles recrues sont connectées au réseau dès leur arrivée sans que nous ayons besoin de faire appel à une assistance informatique externe. »

Pour une PME comme Touchdown, la technologie Apple est beaucoup plus simple à gérer, souligne le directeur. Même sans formation officielle ni expérience en informatique, Anita Andrews, coordinatrice de comptes et responsable administrative de fait de l’agence, a pu assurer l’administration quotidienne du système informatique. Actuellement en congé maternité, Anita a pu facilement passer le relais à un collègue afin que de nouveaux postes puissent être rapidement intégrés à l’activité, indique James Carter.

« Nous rencontrons très peu de problèmes informatiques. Et s’il en survient un, nous incitons nos collaborateurs à trouver eux-mêmes une solution. Neuf fois sur dix, il suffit d’effectuer une recherche sur Google pour savoir comment remédier au problème. Notre culture est celle de l’autodépannage. Si quelqu’un ne comprend pas ce qui se passe, il peut le découvrir par lui-même. »

James Carter estime désormais à deux jours par an seulement les besoins de Touchdown en formation et support informatique externe. « Nous incitons les membres de notre équipe à utiliser les MacBook tant pour leur activité professionnelle que pour leurs loisirs. Plus vous développez votre expertise dans un domaine, plus vous apportez de valeur à l’entreprise. Nous cherchons à ce que nos collaborateurs soient autonomes du point de vue technique. »

Économies en termes de coûts et de gestion informatique ou encore fiabilité et disponibilité accrues ne sont que quelques exemples des avantages de la technologie Apple ! « Dans les RP, il faut toujours prendre soin de sa réputation, pour soi comme pour ses clients », explique Emily Gallagher, directrice de comptes senior chez Touchdown.

« Sur Mac, il est bien plus facile de créer et de présenter des documents accrocheurs et convaincants pour capter l’attention. Les Mac permettent de numériser des documents ou de les convertir en PDF. Les Mac contribuent à améliorer considérablement notre communication visuelle et à offrir un meilleur aperçu des services que peut offrir notre agence. »

Emily Gallagher, directrice de comptes senior, Touchdown.

Utilisation intuitive et transparente

Emily Gallagher, qui n’avait utilisé que des PC sous Windows avant la conversion de Touchdown, estime que son MacBook Pro lui permet aujourd’hui de travailler mieux et plus vite. « Je traite plusieurs clients à la fois, ce qui représente un gros volume d’informations que je dois maîtriser, explique-t-elle. Mac OS X fournit quantité de fonctionnalités différentes qui m’aident à organiser toutes ces données, par exemple Cover Flow pour parcourir rapidement mes fichiers ou Spaces pour classer mes documents par client. Ainsi, je consulte les documents relatifs à un client précis dans un même espace. Les documents ne se dissimulent plus les uns derrière les autres. Je ne tombe plus par hasard sur des e-mails que je croyais avoir envoyés, mais qui s’étaient retrouvés masqués parce que j’avais dû passer à une autre tâche ou ouvert une autre application. »

« Travailler sur Mac est tellement plus fluide et intuitif. Cela a été une révélation, poursuit-elle. Même pour des tâches aussi simples que l’insertion d’images dans un document. Nous travaillons beaucoup avec des fichiers PDF, PowerPoint, Word et Excel. Avec Apple, déplacer du contenu entre documents, même de formats différents, est très simple et rapide. Il suffit de glisser-déposer les éléments de l’un à l’autre. C’est vrai pour l’aspect créatif, mais pas uniquement. Constituer un rapport pour un client ne me prend que 30 minutes, contre une heure et demie auparavant. Contrairement à la création, la rédaction de rapports n’est pas rémunérée. Mais il faut le faire. Alors, autant avoir des outils pour s’en acquitter le plus vite possible. »

James Carter relève qu’ils sont désormais nombreux dans son équipe à se servir d’iPad pour leur usage personnel, mais qu’ils continuent à préférer le MacBook pour leurs activités professionnelles. « Lorsque j’effectue une présentation officielle devant ma clientèle, j’utilise un projecteur. Par contre, si l’auditoire est plus restreint, je peux compter sur le grand écran du MacBook. »

Evelyn Naudorf, responsable de compte senior chez Touchdown, apprécie elle aussi les petits plus de la technologie Apple qui lui simplifient le travail. Elle compte parmi les salariés polyglottes de l’agence et communique autant en anglais qu’en allemand. « Avec Mac OS X, il est possible de passer à un environnement en allemand en un rien de temps. Même dans mes e-mails, je peux taper des caractères allemands et vérifier l’orthographe de l’ensemble du texte avec le dictionnaire intégré correspondant. Quand vous envoyez 50 messages électroniques en allemand chaque jour, cela vous fait gagner un temps fou. »

Chris Netto, ancien utilisateur de Windows lui aussi, a récemment rejoint Touchdown comme directeur de compte. Il confirme à son tour que l’adaptation à la technologie Apple a été facile. « Comme Microsoft Office fonctionne de la même façon sur Windows et sur Mac, le changement n’a pas été un choc. Je me souviens de mon enthousiasme lorsque j’ai reçu l’e-mail de James après avoir accepté le poste, mais avant que je ne commence. Il m’annonçait que j’allais recevoir un MacBook Pro sous une quinzaine de jours. Je me suis senti flatté et valorisé du fait qu’on investisse dans un tel équipement pour la nouvelle recrue que j’étais. »

Même la directrice financière, Emma Carter, une inconditionnelle du PC, a été conquise par le Mac. VM Fusion, installé sur une partition créée sur son MacBook Pro, lui permet de continuer à utiliser Sage, une application conçue pour Windows, pour gérer tous les aspects comptables de la société et bénéficier des sauvegardes automatiques avec Time Machine. « J’étais partante pour migrer sur Mac avec le reste de l’équipe, mais j’étais inquiète quant au fonctionnement de Sage sur Mac, reconnaît-elle. Il s’avère que Sage est aussi rapide sur Mac et que je l’utilise de la même façon puisque c’est la même application qu’avant. Je n’ai rien changé à mes habitudes. Dès que Sage a été installé sur mon MacBook Pro, tous nos comptes ont été de nouveau opérationnels. J’ai gagné un avantage : la sauvegarde automatique de mes fichiers Mac et Sage avec Time Machine. Je n’ai plus à penser chaque jour à faire ma sauvegarde manuellement sur un disque USB externe. »

Avec le temps, la technologie Apple favorisera la croissance à long terme de l’agence. « Comme notre infrastructure Apple permet vraiment de travailler de n’importe où, il sera facile d’étoffer les équipes en télétravail qui sont actuellement basées à Münich, Amsterdam et Paris, affirme James Carter. De même, si nous décidons d’ouvrir un bureau regroupant plusieurs personnes sur le continent européen, il sera très simple de répliquer le même type d’environnement que nous avons ici. Et vu le niveau d’intégration de tous les produits Apple, nous sommes sûrs que tout nouvel équipement fonctionnera parfaitement avec celui que nous avons actuellement. Ce qui nous rend suffisamment confiants pour tester des nouveautés et répondre aux besoins à mesure que l’entreprise se développe. »

« Notre activité consiste à offrir un service de qualité à nos clients. Le passage de Windows à Apple a vraiment fait la différence. Cela a resserré les liens entre notre entreprise, nos clients et nos collaborateurs. »

James Carter, directeur général, Touchdown

L’entreprise en bref

Boîte à outils

Matériel :

  • Mac
  • Moniteur Apple Cinema Display
  • iPad
  • Time Capsule
  • AirPort Extreme

Logiciels :

  • OS X Server
  • Microsoft Office pour Mac
  • Time Machine
  • Harvest
  • Evernote