Touchdown PR

Da PC a Mac: un passaggio perfetto

Dopo aver sostituito i portatili Windows Vista con dei MacBook e con un Mac mini basato su OS X Server, i lunghi tempi di avvio e i crash di sistema sono solo un ricordo del passato per il personale di Touchdown PR, una società paneuropea di pubbliche relazioni.

“Incoraggiamo il personale a usare i MacBook non solo per lavoro ma anche nel tempo libero. Più diventi un esperto in qualcosa, maggiore sarà il tuo apporto all’azienda. Vogliamo che il nostro staff sia autonomo dal punto di vista tecnico.”

James Carter, amministratore delegato di Touchdown

Touchdown PR, una società di pubbliche relazioni paneuropea, ha ammortizzato l’investimento nell’acquisto di MacBook per i suoi 20 dipendenti e di un Mac mini con OS X Server in soli sei mesi. I prodotti Apple hanno eliminato all’istante i tempi di attesa all’avvio di Windows, permettono al personale della società di lavorare meglio e più in fretta e garantiscono la totale compatibilità con i clienti che usano ancora Windows grazie a Office per Mac. Allo stesso tempo il server Mac mini permette di gestire la condivisione dei file e la connettività a una frazione del costo di un server equivalente Windows, e può essere gestito facilmente dal personale interno.

Touchdown PR è una delle principali società europee di pubbliche relazioni e consulenze di marketing per il settore tecnologico: ha dipendenti in Regno Unito, Francia, Germania e Paesi Bassi. I clienti sono aziende dinamiche del settore high-tech professionale e consumer. “La maggior parte dei nostri clienti sta vivendo una crescita vertiginosa: molti sono in procinto di fare il salto di qualità che li porterà di fatto a dettare gli standard nel proprio settore. E fare parte della loro avventura è straordinario” spiega James Carter, amministratore delegato di Touchdown PR.

Come la maggior parte dei suoi concorrenti, ha cominciato dotando i propri dipendenti di PC e portatili Windows. Dopo alcuni anni di crescita costante, e dopo aver assunto alcuni dei migliori talenti del settore, i dirigenti di Touchdown hanno deciso di fornire ai sempre più numerosi dipendenti dell’azienda gli strumenti di lavoro migliori e più recenti.

Carter ricorda che “con Windows Vista il personale perdeva ogni giorno dai 10 ai 30 minuti solo per avviare e spegnere i computer. Anche nel migliore dei casi per accenderli ci volevano cinque minuti. E troppo spesso, durante l’avvio o in un momento imprevedibile della giornata, il computer si metteva in testa di dover aggiornare qualcosa, con il risultato di bloccare tutto anche per mezz’ora o tre quarti d’ora. E anche quando si poteva lavorare, le cose non andavano bene: le prestazioni erano scarse, e se aprivi più di tre o quattro applicazioni la macchina diventava davvero lenta.” Secondo le stime di Carter l’azienda stava perdendo circa 50 giornate lavorative ogni anno solo nell’attesa di poter usare i suoi PC, per un potenziale mancato guadagno di oltre 30.000 sterline.

“Poi abbiamo dato un’occhiata al Mac mini: offriva tutto ciò di cui avevamo bisogno per un decimo del costo, e con la differenza avremmo potuto sostituire tutti i nostri terminali con dei Mac. Per la stessa cifra potevamo avere una soluzione decisamente migliore.”

James Carter, amministratore delegato di Touchdown

Passare a uno standard accettabile

Il punto di svolta è arrivato il giorno in cui le dimensioni raggiunte dalla società hanno imposto l’uso di un server per gestire la condivisione dei file e i backup automatici, e di una rete VPN (Virtual Private Network) per supportare al meglio il lavoro a distanza. “Sommando i costi di server, licenze software, storage e backup, i preventivi andavano da 5000 a 10.000 sterline per una soluzione Windows, cui bisognava poi aggiungere i costi di manutenzione annuali” spiega Carter.

Il principale dubbio di Touchdown circa il passaggio a Apple era l’interazione con i clienti, che usano tutti Windows. “Il nostro business” dice Carter “ruota attorno allo scambio di file. Moltissimo del nostro lavoro si basa su contenuti visivi e scritti, e non potevamo permetterci di innervosire i clienti con errori di formattazione dovuti a problemi di incompatibilità fra PC e Mac.”

Tuttavia Carter aveva notato che uno dei suoi migliori dipendenti aveva un Mac e collaborava senza problemi con il resto del team di Touchdown usando Office per Mac. Dopo aver testato personalmente, e con successo, l’interoperabilità fra le due piattaforme, Carter chiamò il rivenditore autorizzato Apple di zona per discutere delle esigenze di Touchdown.

Nel 2010 Touchdown ha fatto il grande salto. L’azienda ha acquistato per ogni membro dello staff un MacBook Pro con Office per Mac già installato e a un Apple LED Cinema Display da 24", oltre a un Mac mini con OS X Server come file server e per gestire la VPN, una Time Machine per i backup automatici e la connessione in rete, una AirPort Extreme per ampliare ulteriormente l’accesso in wireless, VM Fusion per permettere al direttore finanziario della società di continuare a usare Sage, oltre a vari Magic Mouse e tastiere.

“I MacBook sono costati di più rispetto a una soluzione PC” spiega Carter. “Ma calcolando che non abbiamo dovuto comprare applicazioni separate per gestire PDF, scansioni, backup e molte altre operazioni, alla fine la differenza è stata irrisoria.”

James Carter, amministratore delegato di Touchdown

Costi decisamente inferiori

“Se si pensa che non abbiamo dovuto cercare, acquistare e installare quelle applicazioni, già il tempo risparmiato ha reso i MacBook di per sé più convenienti” spiega Carter. “Senza contare che il Mac mini con OS X Server è costato pochissimo rispetto ai server Windows che ci avevano proposto: alla fine, l’intero pacchetto ci è costato meno dell’equivalente Windows.”

A parte l’app di time-tracking Harvest, Carter aggiunge che non ha avuto altre spese nei due anni dopo il passaggio a Apple: “Tutte le funzioni aziendali sono incluse e non ci sono abbonamenti mensili da pagare. Al momento stiamo pensando di prendere Dictation: uno strumento in grado di trasformare il parlato in testo scritto sarebbe molto utile”.

Secondo Carter, nel primo anno la soluzione Apple ha generato un ROI pari a oltre il 200%, solo per il fatto di aver eliminato all’istante i tempi di attesa all’avvio e durante gli aggiornamenti di Windows Vista.

“In totale la soluzione Apple ci è costata circa 12.000 sterline, contro le 30.000 sterline che stavamo perdendo ogni anno a causa di rallentamenti e interruzioni forzate.”

James Carter, amministratore delegato di Touchdown

Favorire l’espansione in Europa

Inoltre ha reso la nostra espansione più semplice ed economica. “Abbiamo aperto un nuovo ufficio a Monaco” afferma Carter, “ed è bastato comprare un altro MacBook. I nuovi dipendenti sono subito connessi alla rete e non occorre rivolgersi a esperti informatici esterni”.

Secondo Carter, la tecnologia Apple è molto più semplice da supportare per una piccola azienda come Touchdown. Pur non avendo un background specifico né formazione in campo IT, Anita Andrews, account coordinator e, di fatto, office manager della società, si occupa senza problemi della gestione quotidiana. Carter spiega che prima di andare in maternità, Anita ha effettuato un semplice passaggio di consegne sulla gestione informatica a un collega in modo che eventuali nuovi computer possano essere integrati rapidamente in azienda.

“I problemi da risolvere sono pochissimi, ma in caso di problemi incoraggiamo lo staff a cercare una soluzione. Nove volte su dieci basta una ricerca su Google per scoprire cosa fare. La nostra è una cultura basata sull’autonomia. Se non capisci qualcosa, puoi informarti e risolvere il problema da solo.”

Secondo le stime di Carter, ora a Touchdown servono solo due giorni all’anno di assistenza e training IT da parte di società esterne. “Incoraggiamo il personale a usare i MacBook non solo per lavoro ma anche nel tempo libero. Più diventi un esperto in qualcosa, maggiore sarà il tuo apporto all’azienda. Vogliamo che il nostro staff sia autonomo dal punto di vista tecnico.”

I risparmi in termini di costi e carico di lavoro del reparto IT, oltre alla maggiore stabilità e disponibilità, non sono gli unici benefici avuti da Touchdown con il passaggio alla tecnologia Apple. “Nel mondo delle pubbliche relazioni la reputazione è un aspetto che va costantemente coltivato, sia per noi sia per i nostri clienti” spiega Emily Gallagher, senior account director della società.

“Con il Mac è molto più facile creare e presentare materiali d’impatto in grado di catturare l’attenzione dei clienti. Acquisire i documenti con lo scanner o trasformarli in PDF sono funzioni di serie sul Mac. Così basta un attimo per ottenere risultati visivamente migliori e dare un’immagine più accattivante di quel che abbiamo da offrire.”

Emily Gallagher, senior account director di Touchdown.

Lavorare in modo facile e intuitivo

Prima che Touchdown passasse al Mac, Gallagher non aveva mai usato altro che PC Windows. Ora afferma che nell’insieme il suo MacBook Pro la aiuta a lavorare in modo più veloce ed efficiente. “In media gestisco da cinque a dieci clienti alla volta, quindi ho sempre una grande quantità di informazioni da tenere d’occhio” spiega. “OS X offre molte funzioni che mi aiutano a organizzare tutte queste informazioni: per esempio posso scorrere velocemente i file con Cover Flow, o usare Spaces per riunire i documenti relativi ai singoli clienti in spazi dedicati e visualizzare solo quelli che mi interessano in quel momento. Così non rischio di perdere di vista un documento solo perché era nascosto dietro un altro, o di dimenticarmi di far partire un’email perché nella fretta di aprire un’altra applicazione la finestra del messaggio è finita in secondo piano.”

“È stato illuminante” aggiunge Gallagher “vedere quanto è facile e intuitivo lavorare con il Mac anche per le operazioni più comuni, come inserire immagini nei documenti. Noi lavoriamo molto con file PDF, PowerPoint, Word ed Excel, e sul Mac spostare i contenuti da un documento all’altro è un gioco da ragazzi, anche quando sono in formati diversi. Basta trascinare i contenuti da un file all’altro. E il vantaggio non è solo a livello creativo. Ora il mio team impiega meno tempo anche a stilare i report per i clienti: 30 minuti contro l’ora e mezza che impiegavamo prima. I report non sono una fonte di guadagno, ma vanno fatti, quindi abbiamo bisogno di strumenti che ci permettano di completarli il più rapidamente possibile.”

Carter spiega che molti membri del team hanno anche un iPad per uso personale, ma per lavorare continuano a preferire il MacBook. “Per le presentazioni importanti ai clienti uso il proiettore, ma per usi più personali opto comunque per lo schermo più grande del MacBook.”

Anche Evelyn Naudorf, senior account manager di Touchdown, apprezza quei piccoli dettagli della tecnologia Apple che semplificano il suo lavoro. Evelyn fa parte del team multilingue dell’azienda, e comunica regolarmente sia in inglese sia in tedesco. “OS X ha dentro tutto il necessario per passare velocemente da una lingua all’altra, così posso scrivere un’email usando i caratteri tedeschi e controllare l’ortografia con un dizionario tedesco. Quando in un giorno devi mandare 50 email in una lingua straniera, è una possibilità che fa risparmiare un bel po’ di tempo.”

L’account director Chris Netto, altro ex utente Windows entrato in azienda più recentemente, conferma che iniziare a usare le nuove tecnologie non è stato un problema. “Microsoft Office funziona allo stesso modo sul PC e sul Mac, quindi il salto non è stato traumatico” dice. “Sono stato felicissimo quando James, prima che iniziassi a lavorare, mi ha mandato un’email dicendomi che in un paio di settimane mi avrebbero dato un MacBook Pro. Da neoassunto, mi sono sentito lusingato all’idea che la società stesse investendo su di me fornendomi attrezzatura di qualità.”

Anche Emma Carter, direttore finanziario dell’azienda e accanita utente PC, si è fatta convincere dal Mac. Una partizione del suo MacBook Pro creata con VM Fusion le permette di continuare a usare Sage, una complessa applicazione per Microsoft Windows, per gestire tutti gli aspetti economici della società, affidandosi a Time Machine per i backup. “Volevo passare alla piattaforma Apple insieme al resto dell’azienda, ma non sapevo se avrei potuto usare Sage sul Mac” ricorda. “Poi ho scoperto che non c’è alcuna differenza: sul Mac, Sage funziona allo stesso modo, e alla stessa velocità, perché è esattamente la stessa applicazione di prima. Non ho dovuto imparare nulla di nuovo. È bastato installare Sage sul mio MacBook Pro e i nostri account erano tutti lì. Con in più il vantaggio dei backup automatici del Mac e del database via Time Machine, così ora non devo più ricordarmi di fare tutti i giorni un backup manuale su dischi USB.”

In futuro, la tecnologia Apple avrà un ruolo centrale nella crescita della società. “Potremo facilmente affiancare altro personale a distanza ai team che attualmente lavorano da Monaco, Amsterdam e Parigi, perché con la nostra infrastruttura Apple il posto da cui si lavora è diventato davvero irrilevante” spiega Carter. “Allo stesso modo, se decidessimo di riunire alcuni dipendenti in un ufficio più grande sul continente sarebbe molto semplice ricreare lo stesso tipo di ambiente della sede britannica. E dato che i prodotti Apple sono molto integrati, sappiamo che quando decideremo di aggiungere qualcosa di nuovo, funzionerà senza problemi con quello che abbiamo già. Questa certezza ci incoraggia a sperimentare, e ci permetterà di adeguarci più facilmente alla crescita dell’azienda.”

“Per il successo del nostro business è fondamentale offrire ai clienti un servizio di qualità. Il passaggio da Windows a Apple si è rivelato un importante elemento di differenziazione che ha creato un rapporto più stretto fra la società e i nostri clienti e dipendenti”.

James Carter, amministratore delegato di Touchdown

Istantanea dell’azienda

Strumenti

Hardware:

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