自動処理とスマートフォルダで検索を効率化
Automatorの自動処理を活用する
【図.3】 複数のファイルに対し、コメントを自動的に記述するAutomatorの設定。このファイルをアプリケーション形式で保存します。
【図.4】 【図.3】で作成したワークフローのオプション設定で「実行時にアクションを表示」のチェックを入れている場合、保存したファイルにフォルダをドラッグ＆ドロップするとコメント記述画面が表示されます。
Spotlightのコメントは手動で記載しなくてはなりませんが、Mac OS X v10.4に付属する「Automator」を利用すれば、グループごとに一括処理で追加することも可能です。Automatorはアップル純正ソフト以外にも対応しており、プログラミングの知識がなくても、用意されている機能項目を組み合わせるだけで便利な自動化ツールが作れます。
Automatorを利用して画像ファイルなどにコメントを加えることで、Spotlightの使い勝手は劇的に向上します。クリエイターが作り出す、曖昧で雑多なファイル群のカオス状態となってしまうハードディスク全体が、特に整理することもなくデータベース化されるのは本当に助かります。SpotlightはiPhotoのキーワードにも対応しているので、うまく組み合わせると数倍の威力を発揮するでしょう。なお、Automatorについては次回以降にもう一度詳しく紹介してみたいと思います。
スマートフォルダで検索がパワーアップ
【図.5】 作成したスマートフォルダを開いて、検索結果を確認したところ。データが随時追加されるようなワークフローには、特に便利な機能となるはず。
【図.6】 【図.5】の検索条件を変更してデータを絞り込んだ状態。検索結果を一時的に絞り込みたいときなどに便利でしょう。
ところで私は、SpotlightそのものよりもSpotlightと連動した「スマートフォルダ」をよく活用しています。スマートフォルダを簡単に説明すると、Spotlightの処理結果をフォルダとして保存し、いつでも同じ検索設定を利用したり、条件を変更できるフォルダ機能といったところです。フォルダの中身はエイリアスのようなものなので、ハードディスクの容量を気にする必要もありません。プロジェクトごとに変化する重要なデータを視覚的に表示してくれるスマートフォルダは、私にとってなくてはならない機能となっています。
事務的には処理できないクリエイターの曖昧なデータをいかに管理するかが、本当の意味での過去の資産の活用と言えるのではないでしょうか。どこに紛れたかわからないデータを、何時間もかけて探し出す作業にはもう戻れません。最近はハードディスクの大容量かつ低価格化が進んでいるので、ネットワーク対応のハードディスクや外付けハードディスクにデータをまとめておき、Spotlightやスマートフォルダで管理するように心がければ、仕事の効率は飛躍的に高まるはずです。
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