BokningsBolaget har investerat för framtiden
BokningsBolaget/Excanto
Det började med en lite orolig diskussion om för gamla datorer och om behoven av att följa med i utvecklingen. Två år senare ligger BokningsBolaget i den absoluta framkanten beträffande effektivt utnyttjande av tekniken. På vägen har man dessutom gjort stora kostnadsbesparingar och helt eliminerat i stort sett alla tidigare problem. Allt fungerar perfekt. Lösningarna kommer från Apple och bygger på världens mest avancerade operativsystem – Mac OS X – och funktionen Netboot.
I en vacker patriciervåning på Östermalm i Stockholm ligger BokningsBolaget (www.bokningsbolaget.se). Företaget är Sveriges ledande konferensresebyrå och bokar fler än 7 000 evenemang per år. Det är ett spännande företag som numera ligger i framkant även när det gäller teknik. På BokningsBolaget har man visserligen arbetat med Apples datorer och lösningar ända sedan 1988, men sedan hösten 2004 arbetar alla som jobbar på företaget med nya Apple-datorer och identiska distribuerade skrivbord.
Fram till 2003 stod det drygt 30 Mac-datorer av varierande slag i BokningsBolagets lokaler. De flesta datorerna började bli föråldrade och det resulterade i allt fler och större problem. Om en dator gick sönder var det svårt att rädda informationen som låg lokalt lagrad och att göra enkla uppgraderingar tog enormt mycket tid i anspråk.
”Man kommer till kontoret på morgonen och allt bara fungerar. Det är en härlig känsla.”
Beje Forslund jobbade vid den här tiden som konsult åt BokningsBolaget där han ansvarade för utveckling, drift och support. Någon gång runt slutet på 2002 väckte han frågan om Mac OS X med sin uppdragsgivare. Det var högst aktuellt eftersom allt fler hade börjat gå över till det nya operativsystemet och det fanns goda skäl att anta att programvaruföretagen snart skulle sluta utveckla sina program till Mac OS 9. Ungefär samtidigt presenterade Apple Mac OS X Server med Netboot.
Konsultföretaget Excanto hade sedan länge ett väl fungerande samarbete med BokningsBolaget och Beje Forslund. Medan Fredrik Hedlund, vd på Excanto, hjälpte Bokningsbolaget med en analys av företagets styrkor, svagheter, behov och möjligheter, utarbetade Beje Forslund ett förslag på en ny helhetslösning på företagets IT-behov. Ett års förberedelser resulterade på hösten 2003 i en projektplan som innebar nya spännande lösningar för BokningsBolaget. Projektplanen förutsatte nya Mac OS X-licenser som i sin tur ställde krav på utökat internminne, därmed blev det mest kostnadseffektivt att även investera i nya datorer. Apples eMac-datorer låg prismässigt mycket bra i förhållande till prestanda.
Det var en entusiastisk trio som i början av 2004 inledde implementeringsarbetet med den nya projektplanen. Beje Forslund ansvarade för att teknikskiftet blev så smidigt som möjligt för BokningsBolagets personal, Robert Brolin var projektledare från Excanto och Mauritz »Marre» Sjöströms jobb var att se till att tekniken kom på plats och fungerade.
Robert och Marre började med att göra en testinstallation med Xserve och Mac OS X Server. De byggde en lösning som innebär att om en server, mot förmodan, skulle falera så finns det en exakt klonad backup-server som direkt kan återuppta driften. Därefter började migrationsarbetet i BokningsBolagets egna lokaler. »Vi kastade ut allt och köpte allt nytt», berättar Leif Bergström, vd på BokningsBolaget.
I serverrummet installerades Xserve-maskiner för att hantera serverfunktionerna och en Xserve RAID för alla tjänster. Ute hos användarna packades eMac efter eMac upp ur sina lådor. Den bärande funktionen i systemet är NetBoot, som standardiserar alla användarnas skrivbordskonfigurationer genom att starta alla klienter från en serverbaserad skivavbild. Tack vare NetBoot gick det alltså snabbt och enkelt att få alla eMac-datorerna användarklara. Sedan starten arbetar Marre två halvdagar i veckan hos BokningsBolaget. Han sköter uppgraderingar, installationer och hjälper användarna med support.
Bejes roll i implementeringen var minst lika viktig eftersom han sedan flera år tillbaka känner väl till BokningsBolagets rutiner och arbetsmetoder. Mot den bakgrunden kunde han under ett antal veckor utbilda personalen, avdelning för avdelning, så att var och en kände sig trygg och säker när de introducerades i det nya systemet.
Lina Axelsson har jobbat på BokningsBolaget i fem år. Hon bokar konferenser och aktiviteter runt om i Sverige. Lina är nöjd med sin nya arbetsmiljö.
»Visst var det jobbigt när vi bytte system. Det var en spärr som man skulle komma igenom. Vi kan ju inte datorer utan jobbar bara i våra program utan att veta vad som egentligen händer bakom kulisserna. Förr var det struligt och kraschade en hel del. Nu funkar allt jättebra! Det är tryggt att Marre finns här. Han kommer när man behöver hjälp och löser våra problem snabbt.»
Förutom konferensbokningen producerar BokningsBolaget Sveriges största konferenskatalog varje år. Det är fler än 2000 personer inblandade i produktionen eftersom varje anläggning fyller i och uppdaterar sin egen information. Ursprungligen tog produktionen av den här katalogen kanske upp till ett år. Information hann bli gammal innan katalogen kom ut. »När vi införde webbforumlären var produktionstiden helt plötsligt nere i en månad. Nu har vi automatiserat produktionen i inDesign och det är enbart radfallen som behöver kontrolleras. Produktionstiden har verkligen minimerats.», förklarar Beje Forslund.
Anne Dalström, BokningsBolagets egen reklamavdelning, håller med om att allt går mycket snabbare nu. Anne uppfattar sig som en ganska tuff användare som inte är rädd för att trycka på knappar. Därför upplevde hon inte övergången till Mac OS X som särskilt dramatisk. Annes arbetsstation startar inte med Netboot, utan den är en av de två eller tre maskiner som är fristående i nätverket. Excantos uppfattning är att en layout-station inte bör köra NetBoot eftersom programvarorna inte är anpassade för att köras över nätverk. Quark och Adobe säger samma sak. En layout-station bör inte netbootas.
”Visst var det jobbigt när vi bytte system. Men nu funkar allt jättebra! Det är tryggt att Marre finns här. Han kommer när man behöver hjälp och löser våra problem snabbt.”
Efter ungefär ett halvt år med de nya lösningarna är det en nöjd och glad vd jag träffar på BokningsBolaget. »Vi har haft väldigt stora problem med teknik. Gamla datorer och för lite internminne. Excanto tog som ensam konsult över ansvaret vid årsskiftet och därefter har det fungerat betydligt bättre. Man kommer till kontoret på morgonen och allt bara funkar. Det är en härlig känsla.», säger Leif Bergström och ler. Tidigare fick han acceptera att det inte funkade. »Nu har vi det senaste och kan alltid ställa krav på att det ska fungera», förklarar Leif.
Alla installationer och uppgraderingar sker från en och samma server. Det innebär att alla problem löses på samma ställe och att alla användare har exakt samma teknik. »Att vi tidigare inte kunde kommunicera med yttervärlden var ju en sak, men ibland kunde vi inte ens kommunicera med varandra.», suckar Leif.
Robert Brolin på Excanto menar att den situation som Leif beskriver är en klassisk typ av problematik. Bokningsbolaget var ändå inte alls något av det värsta han har upplevt. Det är oftast betydligt sämre och mindre enhetligt.
Leif Bergström har visionen klart för sig. »Vi kommer att hålla oss uppdaterade. Vi väntade in i det längsta, men nu ska vi hålla oss i frontlinjen. Vi har investerat i förutsättningarna att hänga med i utvecklingen. Ambitionen är att komma ner i en dag per vecka i support. Det ska jämföras med att vi tidigare hade i princip två heltidsanställda som enbart ansvarade för underhållet.»
Förtjänsten för BokningsBolaget är redan tydlig efter enbart sex månaders drift. Vinsterna visar sig hittills framför allt i stabilitet, enkelhet och snabba uppdateringar, något som i ett lite längre pespektiv förvandlas till rent ekonomiska vinster.
